Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) меняет механику работы с грузами. Основой документооборота стала электронная транспортная накладная (ЭТрН), состоящая из четырех титулов. Первый заполняет грузоотправитель, второй и четвертый — перевозчик при приеме и сдаче груза, а третий подписывает грузополучатель. Каждое действие фиксируется в XML-файле, который передается в ГИС ЭПД через аккредитованных операторов.

Разделение ответственности участников стало жестче. Заказчик подписывает электронное поручение экспедитору (ЭПЭ) с помощью квалифицированной подписи (УКЭП). Если экспедитор берет груз на себя, он выступает в роли грузоотправителя в первом титуле накладной. Для грузополучателей, не являющихся заказчиками, процедура стала проще: физическим лицам для подтверждения приема достаточно кода из СМС или QR-кода, тогда как компаниям потребуется УКЭП или УНЭП.

Для бесперебойной работы бизнеса необходимо выполнить три условия: заключить договор с оператором ЭДО, обеспечить руководителей квалифицированной подписью и провести инструктаж для персонала на складах. Работа по старым правилам с бумажными носителями с начала осени 2026 года юридически невозможна.